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酒店還有開早會、寫日記的必要么?

發布時間:2018-07-25

有的酒店不要求寫,有的即便要求寫,只是開會時讓其照本宣讀,各家酒店對寫工作日記和開早會問題認識并不一致。

案例:

  某酒店在當地的酒店圈里有口皆碑,這是因為在激烈的市場競爭中,該酒店連續多年都取得良好的經濟效益,并且員工隊伍穩定,幾乎沒有負面“新聞”發生,成了當地酒店行業的標桿單位。而我知道,這一切都來自其高水平的管理。

  根據該酒店盧總經理介紹,他們成功的管理經驗之一是,得益于日常工作的信息溝通順暢和問題處理及時,使得運轉有序,服務到位。其中,從總經理層面說,抓好部門經理的工作日記和早會十分重要。

  對于工作日記和早會,他們有一套完整的制度,記錄如下:

  一、關于工作日記,

  1、完成工作日記的對象和批閱者

  部門經理以上管理人員均要求寫工作日記。完成后送交總經理批閱。工作日記還包括高級值班經理和大堂副理的工作日記。部門經理休息日的工作日記由部門當值人員完成。

  2、部門經理工作日記的內容

  這里僅就部門經理工作日記的內容作一介紹。內容一般包括5個板塊:

  ⑴昨日工作基本情況簡要報告;

  ⑵昨日或前一段時間需要解決的重要問題已解決或進展情況報告;

  ⑶新出現或新發現重要問題的報告,并提供解決問題的方案或思路;

  ⑷近期工作計劃或安排;

  ⑸工作建議。包括對酒店、本部門或其他部門工作提出建議。

  3、部門經理工作日記涉及問題的范圍

  涉及問題的范圍一般包括經營性和管理性兩大方面。

  ⑴經營性問題。包括產品、價格、銷售渠道和促銷四個部分;

  ⑵管理性問題。包括人力、財力、物力、信息、時間和聲譽(質量)六個部分。其中,質量問題又可分為硬件和軟件兩個方面。硬件:設施設備、材料用品、裝修裝潢和環境氣氛。軟件:服務質量、管理水平和員工素質。

  這里需要說明的是:第一,工作日記書寫時可按上述問題范圍的順序進行。不涉及的可以不寫。對各方面問題視重要程度可詳可略;第二,對個別重大的問題或計劃方案可以用專題報告形式另行匯報,但在工作日記中要予以注明。

  4、日記書寫的格式及應注意的問題

  書寫工作日記要保持嚴肅性,按一定的格式來寫。一般要求一頁紙張的左邊或右邊(占頁面的大部份)寫文字,另一邊留白以備總經理批注。

  書寫字跡要工整,不可隨意涂鴉。書寫每件事須編上序號。一般要求日記書寫用藍黑筆,總經理批注用紅筆。

  5、日記上交時間和程序

  工作日記提交時間一般定于上午8︰30以前,直接送至總經理辦公室。總經理閱批后,需提到會上討論說明的應另摘出。日記本由辦公室人員帶到會上送還。

  二、關于早會

  1、參加對象:

  部門經理以上干部。若部門經理無法出席,應有該部門其他負責人到會。

  2、會議時間:

  正常情況下為每日上午10︰00召開,一般要求半小時內結束。特殊情況無法按時召開的,可另擇時間,由總經理辦公室提前通知。與會者須提前5分鐘到會。需請假者事先向總經理請假并通知辦公室。之所以要求每天必須召開早會,這是因為只要酒店有運轉,總會有相對重要的事情需要通報、強調、協調和討論,還因為是為了對部門經理進行無形的考勤和促成良好生活習慣的需要。所以只要不是特殊原因,都要盡可能每天召開早會。

  3、會議內容:

  會議內容一般包括:重要情況通報、必須在會上協調和討論的問題。為了開短會,凡能在會前、會后通過個別指示、研究和專題會議解決的,則盡可能不在早會上討論研究,原則上只體現以下三類內容:

  ⑴必須在會上通報和強調的問題。此類問題一般屬于重大事件、重要決定和重要問題。

  ⑵必須在會上組織和協調的問題。此類問題一般涉及整個酒店各部門或多個部門。

  ⑶必須在會上討論和研究的問題。此類問題一般屬于全局性的重要問題。

  4、會議發言:

  原則上由總經理、副總經理作主要發言。一般說來,部門經理只有被允許發表意見或接受質詢時才可以發言。這是因為各部門工作匯報和請示已在工作日記中反映,所以一般情況下,沒有必要在這里輪流匯報請示。

  5、會議主持和紀要:

  會議由辦公室主任主持。會議紀要由辦公室人員負責記錄。一般要求當日上午打印完畢并存檔,特殊情況可延至下午。需要分發的還要發至有關人員。需要辦公室落實或協調的,辦公室主任應按總經理指定時間反饋。

  6、會議開始形式:

  與會人員提前5分鐘到會。總經理到會并同意開會后,由辦公室主任發令:“全體起立!”總經理向大家說:“各位上午好!”全體齊聲向總經理說:“某總上午好!”總經理說:“請坐!”后,大家方可落座。此形式目的既是相互表示尊重,也是為了能集中大家的精神。

  點評:

  該酒店實踐證明,酒店中層以上干部每天寫工作日記和參加早會,是提高工作效率和收到良好效果的一種十分重要的工作方法,也是提高管理水平的一條重要途徑。

  其實,各家酒店對寫工作日記和開早會問題認識并不一致,做法也不盡相同。

  對于寫工作日記,有的酒店不要求寫;或有要求寫,但不統一要求如何寫,自行其便;有的即便要求寫,但不要求上交,只是開會時讓其照本宣讀。

  對于開早會,有的酒店不要求定期開,只是有事需要開會則臨時集中召開;有的酒店每周開一次(實際上是每周工作計劃會);有的酒店隔天開,如每周開兩次或三次;有的酒店雖然天天開,但時間不一定都是上午,有時安排下午。至于早會如何開,也各有不同做法。常見的是讓每位與會者輪流發言。如此做法,不但開會時間長,更因多半匯報的事情與其他部門無關而浪費其他人的時間。還因為總經理在會上即聽即判,未經充分思考,所作決定難免偏頗。更有甚者,因為一個部門所談問題涉及其他部門工作不到位引起的,于是有關部門出于自我保護,當場辯駁,甚至相互推諉責任,爭得面紅耳赤,還未必解決問題。

  工作日記要不要寫,怎么寫?早會要不要開,怎么開?根據本案酒店的實踐證明,工作日記不但要寫,而且要按一定的要求來寫;早會不但要開,而且要天天召開。

  建立工作日記和早會制度好處很多,至少有以下幾點:暢通信息,克服惰性,促進思維,增強計劃,提高效率。可以說,完成工作日記和參加早會應成為中層以上管理人員每天必做的功課。工作日記和早會制度應當看作是酒店管理中最基本且不可或缺的制度,務必持之以恒地執行。